Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die vollständig digital erstellt, übermittelt und empfangen wird. Ihr wesentlicher Vorteil liegt in der automatisierten Weiterverarbeitung. Dadurch werden Geschäftsprozesse schneller, effizienter und weniger fehleranfällig.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine einfache PDF-Rechnung, die per E-Mail versendet wird, grundsätzlich nicht mehr als E-Rechnung, sofern sie kein strukturiertes Datenformat enthält. Unternehmen in Deutschland müssen daher technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Betroffen sind alle steuerpflichtigen B2B-Leistungen im Inland.
Die rechtliche Grundlage bilden das Wachstumschancengesetz sowie die entsprechenden Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen. Ziel ist die konsequente Digitalisierung des Geschäftsverkehrs und eine nachhaltige Steigerung der wirtschaftlichen Effizienz.
Die wichtigsten Informationen zur E-Rechnungspflicht
- Vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 können Unternehmen weiterhin zwischen E-Rechnungen und anderen Rechnungsformen ohne strukturierten Datensatz wählen.
- Für andere Rechnungsformen ist die vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind von der Pflicht ausgenommen.
- Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro profitieren von einer verlängerten Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027.
- Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen und elektronisch übermitteln.
Wie ist eine E-Rechnung aufgebaut?
E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr kompatibel sein. Welche kompatiblen Formate verwendet werden, wird zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger abgestimmt. Entscheidend ist, dass die Rechnung unveränderbar und maschinell lesbar bleibt.
In Deutschland zählen insbesondere XML-basierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD zu den zulässigen Standards. Sie ermöglichen eine rechtssichere und effiziente Verarbeitung.
Wichtige Pflichtangaben sind unter anderem:
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Angaben zu Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
- Steuerinformationen
- Zahlungsbedingungen
Vorsteuerabzug
Ein Vorsteuerabzug ist nur bei einer ordnungsgemäßen E-Rechnung möglich. Deshalb muss sichergestellt sein, dass jede Rechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält und formal korrekt aufgebaut ist. Fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass der Vorsteuerabzug versagt wird.
Kulanzregelungen der Finanzverwaltung werden nur in seltenen Ausnahmefällen anerkannt. Eine sorgfältige Prüfung sämtlicher E-Rechnungen ist daher entscheidend, um Risiken und finanzielle Nachteile zu vermeiden. Validierungstools können dabei sinnvoll unterstützen.
Praktische Anwendung mit DATEV
Der Softwareanbieter DATEV stellt bereits heute praxistaugliche Lösungen für den Empfang, die Archivierung und den Versand von E-Rechnungen bereit. Mit DATEV Auftragswesen next lassen sich Rechnungen komfortabel erstellen, GoBD-konform archivieren und revisionssicher übermitteln. Dadurch kann der gesamte Rechnungsprozess digital und nachvollziehbar abgebildet werden.
Vorteile auf einen Blick
Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, profitieren von schnelleren Zahlungsprozessen und einem deutlich geringeren manuellen Aufwand. Die automatisierte Belegerfassung erleichtert die Zusammenarbeit, da alle Beteiligten auf einer einheitlichen Datenbasis arbeiten.
Zugleich schaffen die Vorgaben der EN 16931 mehr Rechtssicherheit, unterstützen den Vorsteuerabzug und bieten Vorteile bei Betriebsprüfungen. Der frühzeitige Einsatz von E-Rechnungen stärkt damit die digitale Zukunftsfähigkeit und kann einen klaren Wettbewerbsvorteil schaffen.